1 december 2010

Geachte mevrouw Bosiers,

Wij lazen met aandacht uw mail aan schepen Sabine Van Doren, waarin u voorstelt dat de gemeente Kapellen zou instappen in het project "Burgerlijke Stand Kempen". Uw mail werd besproken in de zitting van het College van Burgemeester en Schepenen op 22 november 2010.

De gemeente Kapellen werkt op dit moment zelf aan het digitaliseren van de registers van de Burgerlijke Stand door een daarin gespecialiseerde firma. Wij verwachten dat de toewijzing van de opdracht nog dit jaar zal gebeuren. Het eindresultaat zal ongeveer een half jaar later beschikbaar zijn.

Sommige boeken zijn zo kwetsbaar dat wij ze liever in professionele handen geven. Bovendien wordt daar tijdens de werkzaamheden de veilige en optimale bewaring van onze boeken gegarandeerd.

De gemeente Kapellen is niet bereid om de digitale registers te bezorgen aan de werkgroep van BS Kempen. Eens onze registers digitaal beschikbaar zijn, stellen we wel voor dat op de website van BS Kempen een link naar onze dienst Burgerlijke Stand geplaatst wordt, zodat de bezoekers van jullie site via een eenvoudige muisklik de gewenste akten rechtstreeks bij ons kunnen opvragen. Op die manier wordt een samenwerking mogelijk, terwijl de dienst Burgerlijke Stand toch zelf de registers blijft beheren.

Wij menen dat wij met deze oplossing toch tegemoet komen aan de doelstellingen van uw vereniging.

Met vriendelijke groeten,

(Sofie Claes, gemeentesecretaris)
(Dirk Van Mechelen, burgemeester)

Van Ann Bosiers kregen we een schrijven, door de gemeente Kapellen aan haar gericht als antwoord op een mail van haar aan schepen Sabine Van Dooren. Jullie kenmerk van dit schrijven is BZ/md/123/10. De originele vraag van Ann Bosiers was of de gemeente Kapellen zou willen instappen in het project “Burgerlijke Stand Kempen”, en jullie schrijven was een negatief antwoord hierop.

Als vertegenwoordiger van de werkgroep BSkempen accepteren we natuurlijk dit antwoord, daar de gemeente Kapellen uiteraard zelf beslist wat ze wil doen. Toch had ik bij de gedachtegang van de gemeente graag enkele opmerkingen en verduidelijkingen geplaatst, van zaken die de gemeente mogelijk niet bekend zijn, of die ze in haar overwegingen niet meegenomen heeft.

Voor zover we Uw schrijven begrijpen, werkt de gemeente Kapellen zelf momenteel aan het digitaliseren van de registers van de Burgerlijke Stand, waarvoor ze een gespecialiseerde firma gecontacteerd heeft. Ik denk dat hiermee bedoeld is dat de gemeente Kapellen digitale beelden wenst te laten maken van deze registers. Hiermee zijn deze registers natuurlijk niet gedigitaliseerd: alles wat men na deze stap heeft is een stapel van enkele tienduizenden digitale beelden, van min of meer goede kwaliteit, en in een min of meer geschikt formaat. Ik weet niet of de gemeente Kapellen technisch deskundig is in digitale beeldformaten. Uit ervaring weten we dat een gemeente zich bij een dergelijk project nogal eens baseert op het “lastenboek digitalisatie”, waarin wel veel vormvereisten gedefinieerd zijn, maar weinig kwaliteitseisen. Ook al zouden de gemaakte digitale beelden beantwoorden aan de vereisten van het lastenboek, wil dit niet zeggen dat het resultaat ook kwalitatief goed is.

In het schrijven is ook niet aangegeven welke jaargangen men denkt te verwerken, en ik kan me voorstellen dat de gemeente Kapellen haar hele papierbestand (handschrift en machineschrift) wil omzetten naar digitale beelden. Registers van de burgerlijke stand worden in dubbel ingevuld, waarbij het tweede exemplaar na het einde van het kalenderjaar opgestuurd wordt naar de arrondissementsrechtbank. Het is niet algemeen bekend dat de Heiligen der Laatste Dagen (de LDS, beter bekend onder de populaire naam “de Mormonen”) enkele jaren geleden reeds digitale beelden gemaakt hebben van deze registers van de Burgerlijke Stand, en voor zover wij weten van alle Belgische gemeenten (alhoewel ik niet weet tot en met welk kalenderjaar). Ze hebben dit gedaan met een boekscanner, uitgerust met een lineaire CCD-cel, op echte 200 dpi, 24 bits kleur, wat dus schitterende beelden opgeleverd heeft. Daar dit tweede exemplaar nooit opengestaan heeft voor raadpleging door het publiek, zijn deze registers normaal gesproken veel beter behouden dan het exemplaar dat bij de gemeente bleef, en dat jarenlang door stamboomonderzoekers geraadpleegd is. De toelating voor het maken van deze digitale beelden is verstrekt door het Rijksarchief, en de beelden zelf worden door het Rijksarchief niet beschikbaar gesteld aan het publiek, maar achtergehouden (denkelijk met het doel ze te gebruiken voor hun eigen project “Demogen Visu”, waarvoor ze wel een e-government-prijs gekregen hebben, maar dat ondertussen wel als mislukt beschouwd kan worden). Deze handelswijze van het Rijksarchief is natuurlijk volledig antidemocratisch, en het zou jullie burgermeester (die toch wel een nationale bekendheid heeft) sieren hierover een parlementaire vraag te stellen. Het vrijgeven van deze beelden zou hem niet alleen de dankbaarheid van alle Belgische genealogen opleveren, maar zou de gemeente ook kosten kunnen besparen, omdat minstens een gedeelte van het werk dan niet meer gedaan hoeft te worden.

Als men van de registers digitale beelden gemaakt heeft, wil dit niet zeggen dat deze registers gedigitaliseerd zijn (net zomin als men een “gedigitaliseerd schepencollege” zou hebben indien men van het schepencollege een digitale foto genomen heeft). Registers zijn slechts gedigitaliseerd indien  de inhoud van deze registers digitaal beschikbaar of digitaal benaderbaar is. Om de inhoud van de registers te digitaliseren, kan men bij de getypte tekst gebruik maken van OCR (met min of meer goed resultaat, afhankelijk van de ouderdom van de registers en de kwaliteit van het typewerk). De oudere registers zijn echter allen handgeschreven, en er is momenteel nog geen enkel progamma beschikbaar dat deze handgeschreven tekst kan omzetten in digitale karakters. Dit dient volledig manueel te gebeuren.

De werkgroep BSkempen legt zich niet in de eerste plaats toe op het maken van digitale beelden. We hebben hiervoor zowel de kennis als de apparatuur, en we bieden ook aan om dit te doen aan gemeenten die hiervoor zelf geen project lopende hebben, maar het is niet onze kerntaak, en het kost ons alleen maar capaciteit die we beter aan andere zaken besteden. Een project om de registers van de burgerlijke stand te digitaliseren en toegankelijk te maken voor geïnteresseerden bestaat zoals bekend uit drie stappen:

1.      de voorbereiding: deze bestaat erin digitale beelden te maken van de papieren registers, zodat de volgende stappen gebruik kunnen maken van de digitale beelden, en de papieren registers verder niet meer nodig zijn. Ideaal worden beelden gemaakt in archiefkwaliteit (300 dpi, 24 bits kleur, geen compressie), waarvan indien nodig via een programma een set in werkkwaliteit kan afgeleid worden (lagere resolutie, gecomprimeerd), zodat deze makkelijk digitaal verstuurd kunnen worden. Na deze stap beschikt men over een stapel digitale beelden, zonder digitaal toegankelijke inhoud.

2.      het echte werk: dit bestaat erin deze digitale beelden om te zetten in een digitaal of digitaal toegankelijk archief. Zoals gezegd kan men getypte tekst via OCR omzetten (min of meer), maar handschrift zal volledig handmatig omgezet moeten worden. Men kan de hele inhoud digitaal overzetten, maar bij handschrift kiest men er meestal voor alleen de kernwoorden over te zetten naar indexbestanden, zodat men digitaal doorzoekbare indexbestanden bekomt die aangeven welk digitaal beeld (of beelden) men moet raadplegen.
Deze stap kost zeer veel manuren. De registers van de burgerlijke stand van de gemeente Kapellen (tot en met 1920) omvatten naar onze schatting 40.000 bladzijden of 50.000 akten. Hiervan indexbestanden aanmaken (en deze nogmaals controleren) kan geschat worden op 7700 manuren. Dit laten uitvoeren door een externe firma zal enkele honderdduizenden euro’s kosten. Na deze fase beschikt men over een digitaal toegankelijk archief. Een volledig digitaal archief (alle tekst digitaliseren) kost minstens tienmaal zoveel werkuren.

3.      de opbrengst: indien een gemeente een digitaliseringsproject overweegt, verwacht ze hiervan een resultaat (anders zou ze de kosten niet doen). Het archief wordt digitaal toegankelijk, wat wil zeggen dat geïnteresseerden snel de juiste akte kunnen opzoeken en hiervan een digitale kopie kunnen krijgen. Het doelpubliek zijn dus genealogen, stamboomonderzoekers en universiteiten (deze laatste omdat registers van de burgerlijke stand natuurlijk de ideale bron zijn voor historische gegevens over fertiliteit, kindersterfte, tweelingen en dergelijke). Het middel om dit doelpubliek effectief te kunnen bereiken (en dit tegen zo laag mogelijke kosten) is een meertalige en gekende website met een hoge Google-rating. Of de gemeentelijke website aan deze eisen voldoet is zeer de vraag.

Wat BSkempen aanbiedt, is de gemeente behulpzaam te zijn in deze tweede en derde fase (de digitale beelden om te zetten in een digitaal toegankelijk archief, en dit digitaal toegankelijk archief onder de aandacht te brengen van geïnteresseerden). Ons aanbod is ook volledig gratis (we vragen alleen een materiaalvergoeding van 10 cent per A4-bladzijde indien we zelf de digitale beelden moeten maken, maar deze fase doet de gemeente zelf). De tweede fase (de 7700 manuren) vereist de volledige jaarcapaciteit van de hele werkgroep (wij digitaliseren ca. 50.000 akten per jaar), en zal dus een volledig jaar in beslag nemen. Voor de derde fase (het publiceren) beschikken we over een drietalige website die in 2010 gemiddeld door 1716 verschillende gebruikers per maand bezocht werd. Het aanmelden van dit digitaal archief aan de internationale gebruikersgemeenschap en de diverse nationale en provinciale groepen nemen we ook voor onze rekening.

Wat we ook kosteloos verzorgen is het doorgeven van de aangevraagde digitale beelden van de registers aan geïnteresseerden. De aanvragen voor deze digitale beelden komen niet alleen uit Vlaanderen, maar ook uit Nederland, het Waalse landsgedeelte en Frankrijk: het aantal aanvragen situeert zich rond de 400 per maand. Verwacht kan worden dat, nu de website ook een Engelstalige versie heeft en aangemeld is bij de Amerikaanse genealogische groepen, er weldra ook aanvragen vanuit de V.S. zullen volgen. In totaal hebben we momenteel reeds 15.000 digitale beelden doorgegeven, en de meeste aanvragers krijgen hun beelden binnen de twee uur. De webmasters zijn dan ook 7 dagen per week, 16 uren per dag beschikbaar. Ook voor de aanvragers is het doorgeven van deze digitale beelden kosteloos. Ook de naspeurbaarheid is verzekerd: er wordt bijgehouden wie wanneer welk beeld bekomen heeft (iets wat met klassieke archieven niet verzekerd kan worden).

De werkgroep BSkempen zal U denkelijk onbekend zijn, ook al begint ze momenteel een begrip te worden binnen de genealogische wereld. Wij bestaan momenteel vier jaar, en hebben nu een bestand van meer dan 200.000 akten van 15 voormalige gemeenten (waarvan een aantal nu deelgemeenten geworden zijn). De werkgroep zelf bestaat uit een kern van ervaren genealogen met jarenlange ervaring. Maar niet alleen genealogen: in onze technische groep hebben we twee doctors in de wetenschappen (eentje momenteel gepensioneerd na een loopbaan in de medische industrie, de andere momenteel professor aan een Zuid-Afrikaanse universiteit). Ikzelf heb een loopbaan achter de rug in de industrie, en ben 17 jaar hoofd geweest van de automatiseringsafdeling in een bedrijf met 2000 werknemers. We hebben dus zowel de theoretische kennis als de praktische ervaring hoe we automatiseringsprojecten (zoals dit er een is) moeten aanpakken en laten slagen.
Onze werkgroep is volledig onafhankelijk, niet gesubsidieerd en niet commercieel (in feite hebben we geen inkomsten, en betalen we al onze kosten zelf). Onze doelstelling is het maatschappelijk nut, wat blijkbaar een ouderwets begrip is, maar waarvan wij geloven dat wij, als burgers van dit land, naar onze vermogens ons steentje moeten bijdragen.

Wenst U meer informatie over onze werkgroep, dan zou u de website kunnen bezoeken http://www.bskempen.be. Op de hoofdpagina vindt U onder de INFO-knop ook het jaarverslag 2010 terug.

Nog even een laatste opmerking. De gemeente Kapellen heeft een project om digitale beelden te maken van haar registers van de Burgerlijke Stand. Alhoewel we dit volledig steunen, bestaan de registers van de Burgerlijke Stand in twee exemplaren, en zijn van deze registers reeds beelden gemaakt (de hogergenoemde digitale beelden, maar ook beelden op analoge microfilm in de jaren vijftig tot zeventig van de vorige eeuw). Er is dus terugval mogelijk voor deze registers, en zelfs het volledig verlies van het set dat bij de gemeente bewaard wordt zou niet betekenen dat deze gegevens verloren gaan.

Dit in contrast met andere registers, zoals bevolkingsregisters, militielijsten en dergelijke, waarvan uitsluitend één kopie bestaat (deze die bij de gemeente berust), en die denkelijk nooit gedigitaliseerd zijn of waar geen andere terugval voor is. Het verlies van dergelijke registers betekent tegelijk het verlies van al deze gegevens, en dus een verlies van een gedeelte van ons cultureel erfgoed. Het zou nuttig zijn indien de gemeente zich hierover zou bezinnen, en hieromtrent maatregelen zou nemen. Indien we hierbij behulpzaam zouden kunnen zijn, kan U op ons een beroep doen.

Hoogachtend,

Omer Tubbax, BSkempen