Le principe est  que les index rendent fidèlement compte du contenu des actes. Les exceptions suivantes ont cependant été admises :

-  Les dates du calendrier républicain ont été converties selon le calendrier grégorien (par exemple le 12 nivôse an VIII devient le 2 janvier 1800).
-  Les erreurs flagrantes mais qui ne sont pas évidentes à la lecture d'un seul acte (par exemple lorsqu'un acte qui suit tous ceux de novembre est daté du premier novembre) ont été corrigées dans les index (dans ce cas en premier décembre).
-  Pour les noms de famille et les lieux qui commencent par une apostrophe, celle-ci a été placée après la première lettre du nom (par exemple 's Jegers devient s'Jegers). Ceci est fait en vue de permettre le tri alphabétique correct par Excel.
-  Les changements intervenus dans la manière d'écrire ont été répercutés (graphies "y" plutôt que "ij", double "ss" plutôt que "ff" ou "fs", ...). "Thijs" dans un acte rédigé vers 1800 est donc écrit Thys dans l'index, alors que "Daffen" ou "Dafsen" sont indexés comme "Dassen", par exemple.
-  Lorsque le patronyme d'une même personne est écrit de plusieurs façons différentes dans le même acte, nous avons choisi une seule des deux graphies pour l'indexation. Lorsque la signature (par exemple "Tubecx") est contradictoire par rapport au patronyme utilisé dans l'acte ("Tubix"), c'est la forme retenue dans le corps de l'acte (ici "Tubix") qui a été utilisée pour l'indexation.
-  La mention "???" dans les index signifie "inconnu". Par exemple si Félix Verstappen vient déclarer le décès de sa mère sans la nommer, l'index reprendra comme nom de celle-ci "???" alors que celui de son époux sera "Verstappen, "???".
-  N'oubliez pas que l'orthographe des noms de famille ne s'est stabilisée de façon stricte que vers 1883. A partir de cette date "Van Calster" n'est plus équivalent à "Vancalster", alors qu'auparavant la nuance était beaucoup plus floue, ce qui se traduit notamment par des différences fréquentes entre l'orthographe du nom de famille tel que transcrit par l'officier de l'état civil et la signature de l'intéressé. Tant les actes que les index comportent des erreurs. Les noms de famille sont souvent écrits de façon phonétique, avec des "Lievens" devenus "Lives" ou des "Verachtert" devenus "Veragtert". Les actes les plus anciens négligent souvent de mentionner des informations pourtant habituelles, mais reprennent parfois aussi des informations contradictoires les unes avec les autres. Et nous-mêmes avons probablement commis des erreurs de lecture en créant les index (la paléographie est souvent un art difficile...).
En consultant ces actes, certaines erreurs pourront vous apparaître. Envoyez nous alors un e-mail pour nous les signaler, avec la description du problème et la correction suggérée. Bien entendu nous ne pourrons pas corriger les actes, mais bien les index. Vous nous rendrez ainsi service, tout comme aux autres visiteurs du site, ce dont nous vous remercions par avance.