1. Doelstelling van de werkgroep

De werkgroep BSkempen houdt zich bezig met het digitaliseren van de algemeen toegankelijke gegevens van de burgerlijke stand van alle gemeenten van de Antwerpse Kempen. Deze gegevens betreffen de registers van de burgerlijke stand, de bevolkingsregisters, de parochieregisters en dergelijke.

In een eerste stap worden de originele gegevens op hoge kwaliteit ingescand. Daarna worden de gegevens, op basis van deze scans, omgezet naar een digitaal leesbaar en doorzoekbaar formaat. Van de registers van de burgerlijke stand bijvoorbeeld worden van ieder jaar drie indexfiles aangemaakt (geboorten, overlijdens en huwelijken) met daarin de hoofdgegevens van deze akten. Per decade worden globale, alfabetisch gesorteerde tafels aangemaakt van alle geboorten, overlijdens en huwelijken in deze decade. Zijn alle toegankelijke jaren verwerkt, dan worden ook globale tafels aangemaakt van alle geboorten, overlijdens en huwelijken in deze gemeente over het gehele verwerkte tijdvak (vanaf het begin van de burgerlijke stand tot en met het laatste publiek toegankelijke jaar). Bevolkingsregisters worden volledig overgetypt, eveneens naar een digitaal leesbaar en doorzoekbaar formaat (Excel-files).

Al deze gegevens worden via internet beschikbaar gesteld aan geïnteresseerden. Hiervoor wordt een portaalsite gebruikt, namelijk http://www.bskempen.be. Wenst men een kopie van de originele scans te bekomen, dan kunnen deze scans via deze site aangevraagd worden, en worden ze ofwel per mail opgestuurd, ofwel via de internetsite beschikbaar gesteld.

De werkgroep bestaat zowel uit technische mensen met een automatiserings-voorgeschiedenis, als uit amateur-genealogen met jarenlange ervaring. De gevolgde werkwijze wordt ook door een paar andere gemeenten gehanteerd (Hoogstraten, Ravels-Weelde-Poppel), maar het aantal ter beschikking staande akten (momenteel meer dan 100.000), het aantal opgevraagde akten (meer dan 9.000), het aantal bezoekers (gemiddeld 750 per maand) en de kwaliteit van het geleverde werk wordt door niemand benaderd.

2. Voordelen voor de genealoog

De genealoog heeft een portaalsite (http://www.bskempen.be) ter beschikking waaronder alle verwerkte gemeenten bereikbaar zijn. Hij heeft dus maar één ingang nodig om alle verwerkte gegevens te kunnen bereiken.

De genealoog kan thuis vanaf zijn eigen computer alle verwerkte gegevens bereiken. Door van een gemeente drie files te downloaden (de globale tabellen van de geboorten, overlijdens en huwelijken) kan hij dan rustig nakijken of deze gemeente over akten beschikt die hem interesseren. Deze files, in Excel-formaat, staan dan op zijn eigen computer, en hij kan ze wanneer hij wil, en zo dikwijls als hij het wil, raadplegen en doorzoeken.

Vindt hij akten die voor hem interessant zijn, dan kan hij een kopie van de scans van deze akten aanvragen, en deze worden hem dan ter beschikking gesteld. Het tijdsverloop tussen de aanvraag en het verkrijgen van de kopies bedraagt meestal slechts minuten, in het slechtste geval enkele uren. Indien het akten betreft die de werkgroep zelf ingescand heeft, is de kwaliteit van de kopie bijna dezelfde als deze van de originele akte (een resolutie van 300 dpi, in 24 bits kleur, opgeslagen in jpeg-formaat met compressie 16).

Een genealoog kan dus, zonder zich te verplaatsen, kopies verkrijgen van alle akten die hem interesseren. Geen verplaatsingen, geen brandstofverbruik, geen milieuvervuiling, geen urenlange opzoekingen in registers, geen overschrijven van gevonden akten, maar wel op zeer korte tijd een bijna exacte kopie van de originele akte , die hij kan bewaren en waarop hij steeds kan terugvallen. En dit volledig kosteloos.

Aangezien de gedigitaliseerde akten niet alleen zorgvuldig overgetypt , maar ook nog eens onafhankelijk nagelezen worden, zullen ze relatief weinig fouten bevatten. Nochtans komen fouten voor. Merkt de genealoog deze op, dan kan hij deze kan melden.  Deze fouten worden dan gecorrigeerd en gepubliceerd. Hij helpt dus tegelijk de kwaliteit van het werk beter te maken.

Wat de werkgroep doet, is niets anders dan wat een gemeente voor haar burgers zou moeten doen: de gegevens uit haar verleden, wat toch een deel van haar cultureel erfgoed is, op een makkelijk raadpleegbare manier toegankelijk stellen.

Een gemeente zit immers met een dilemma: enerzijds wil ze haar cultureel erfgoed in optimale omstandigheden bewaren (en dit kan dus niet gerealiseerd worden door iedereen in de originele documenten te laten bladeren). Anderzijds wil ze deze gegevens toch zo goed mogelijk toegankelijk stellen.
Het is dit dilemma wat de werkgroep voor de gemeente wil oplossen. Dit doen we door de originele documenten éénmaal op hoge kwaliteit in te scannen, waarna ze in principe niet meer toegankelijk gesteld hoeven te worden en veilig in optimale omstandigheden bewaard kunnen worden. De gescande kopie is bijna niet te onderscheiden van het origineel.

De werkgroep gaat echter nog een stuk verder. De inhoud van deze gescande kopies wordt overgezet naar Excel-files (voor bevolkingsregisters is dit de volledige inhoud, voor de akten van de burgerlijke stand de hoofdgegevens). Voor de akten van de burgerlijke stand worden eveneens tienjaarlijkse tafels aangemaakt, en globale tafels van de hele periode. Dit indexeren is immers noodzakelijk, om te weten te komen over welke gegevens de gemeente beschikt.

Deze bewerkte gegevens worden via internet raadpleegbaar gesteld, en geïnteresseerden hebben niet alleen de mogelijkheid deze te raadplegen en te bewaren, maar ook om een kopie van de scans aan te vragen en te bekomen. De werkgroep houdt hierbij een registratie bij van wie wanneer welke scan verkregen heeft, zodat naspeurbaarheid verzekerd is.
Indien een gemeente zelf deze werkzaamheden zou moeten uitvoeren (of zou laten uitvoeren door een privéfirma), dan is dit niet betaalbaar. Zelfs voor een relatief kleine gemeente betekent dit al snel duizenden werkuren.

De werkgroep BSkempen bestaat uit overtuigde vrijwilligers, die er van uitgaan dat dit werk noodzakelijk is, en die hard en belangeloos willen werken om dit te realiseren. De bijdrage die aan de gemeente gevraagd wordt om dit te doen (een eenmalige bijdrage van 10 cent per gescande A4-bladzijde, 25 cent per gescande A3-bladzijde) is voldoende om onze onvermijdelijke kosten te dekken (uitgaven aan scanners en website, post- en verplaatsingskosten). Uurkosten worden helemaal niet in rekening gebracht.

Voor deze eenmalige uitgave neemt de gemeente dus deel aan een prestigeproject, dat uniek is in de wereld. Hun gegevens worden perfect gedigitaliseerd, en zijn 24 uur per dag bereikbaar via een bekende site met gemiddeld 750 bezoekers per maand. Het personeel wordt niet meer gestoord door mensen die opzoekingen wensen te doen in de publiek toegankelijke gegevens, daar dit alles door de werkgroep afgehandeld wordt. En de gemeente wordt via het jaarverslag op de hoogte gehouden van het gebruik dat er van haar gegevens gemaakt wordt. De site is ook tweetalig, daar het geïnteresseerde publiek niet alleen bestaat uit Vlamingen, maar er ook aanvragen komen uit Wallonië, Nederland en Frankrijk.

Toch wel een typisch voorbeeld van e-government, waarbij snelheid en bereikbaarheid geleverd worden tegen een minimum aan kosten. Wil de gemeente zich een vooruitstrevend en dynamisch profiel aanmeten, dan is deelname aan dit project hiervoor helemaal geen slecht idee.

Begin 2009 geeft de site BSkempen toegang tot in totaal 107.341 akten. In 2008 werden 42.818 akten toegevoegd, iets minder dan in 2007 toen 45.479 akten toegevoegd werden. De site geeft nu toegang tot de gegevens van 5 gemeenten (Geel, Olen, Noorderwijk, Morkhoven en gedeeltelijk Herentals), terwijl dit begin 2008 nog alleen Geel was. In feite is de portaalsite http://www.bskempen.be pas in april 2008 opgericht. Voorheen was dit de site http://www.gheel.be.

Gedurende 2008 werd de site bezocht door 8992 unieke bezoekers, wat iets meer is dan het aantal van 8328 gedurende 2007. In feite is “unieke bezoekers” een moeilijk meetbare zaak. Het bezoek van zoekrobotten is niet meegeteld bij deze “unieke bezoekers”. Gemeten wordt in feite het aantal unieke internetadressen. Telenet-gebruikers behouden gedurende een lange tijd hetzelfde internetadres, terwijl ADSL-gebruikers regelmatig een nieuw internetadres krijgen. Ook is het jaartotaal de som van de maandtotalen, wat eveneens niet correct is. Het echte aantal “unieke bezoekers” zal dus flink lager liggen. Toch kan gezegd worden dat BSkempen een druk bezochte site is, zeker gezien het gespecialiseerd publiek.

Het aantal opgevraagde scans lag in 2008 flink lager dan in 2007. Gedurende 2007 hadden we een publiek dat sterk geïnteresseerd was in Geel (toen de enige beschikbare gemeente) en hiervan dan ook heel veel gescande bladzijden opvroeg (gemiddeld meer dan 400 scans per maand). Gedurende 2008 werden (in vergelijking met 2007) veel meer indexfiles opgehaald, maar minder scans opgevraagd.

Het verbruikte datavolume (34 gigabyte) lag in 2008 beduidend lager dan in 2007 (bijna 42 gigabyte). Dit is een rechtstreeks gevolg van het gebruik van gecomprimeerde zip-files in plaats van Excel-files in weblayout. Daar deze files slechts één derde van het datavolume vergen, vergeleken met de vroegere Excel-webfiles, zou het dataverbruik in 2008 teruggevallen moeten zijn tot circa 20 gigabyte, bij een zelfde raadplegings-volume als in 2007. We zien echter dat het werkelijk verbruik veel hoger ligt, en dat de indexfiles veel meer opgehaald worden dan in 2007. Waar we in 2007 dus een beperkter aantal bezoekers hadden, die heel dikwijls aanlogden, de ontwikkelingen op de site op de voet volgden en dadelijk veel scans opvroegen, hebben we in 2008 veel meer verspreide bezoekers, die de indexfiles downloaden maar minder scans opvragen.

In totaal zijn er van Geel 75.268 akten beschikbaar. Begin maart 2008 werden de globale indexfiles 1797-1907 voor Geel aangemaakt, en was het werk voor Geel beëindigd. We zien dat sindsdien het bezoekersaantal voor Geel vrij stabiel blijft, en dat deze globale indexfiles dikwijls gedownload worden. In feite zijn dit steeds nieuwe bezoekers: eens iemand de globale indexfiles opgehaald heeft, bestaat er voor hem geen reden om dit een tweede maal te doen. Er kan dus gesteld worden dat er per maand circa 100 bezoekers deze Geel-gegevens voldoende interessant vinden om ze op te halen en te raadplegen.

Bovenstaande tabel geeft aan hoe dikwijls de tienjaarlijkse indexfiles opgehaald werden. Deze zip-bestanden bevatten al de originele indexfiles van de decade (typisch 30 files: de geboorten, overlijdens en huwelijken van telkens 10 jaar). Blijkbaar zijn er nog heel wat genealogen die de afzonderlijke originele indexfiles willen bezitten, ook al zijn de globale tafels van het hele tijdperk beschikbaar. Begin 2009 hebben we de grenzen van de decaden veranderd, waardoor deze nu samenvallen met de volkstellingen.

Geel heeft ook twee specifieke files: de namen van grootouders die in de huwelijksakte vermeld worden, en een file die een overzicht geeft van naamverschillen (het in de huwelijksakten vastgesteld verschil in familienaam tussen enerzijds de huwelijksakte en anderzijds de geboorte- of overlijdensakte). Ook deze files worden regelmatig opgehaald, en dus telkens door nieuwe bezoekers (omdat de files zelf niet meer wijzigen)

Einde januari 2008 werd begonnen met het inscannen van de eerste registers van Olen, en einde mei waren alle gegevens verwerkt, en werden de globale tabellen over het hele tijdvak aangemaakt. In totaal betreft dit 11.851 akten.

We zien dat deze globale tabellen regelmatig gedownload worden (gemiddeld een 30-maal per maand). Aangezien deze tabellen niet meer wijzigen, heeft het geen zin een dergelijke tabel tweemaal op te halen, en kunnen we besluiten dat één nieuwe bezoeker per dag deze gegevens gaat ophalen.
Voor Olen is ook het bevolkingsregister 1867-1880 ingescand en in een Excel-file gezet. Ook dit bevolkingsregister wordt regelmatig door steeds nieuwe bezoekers opgehaald. We hopen in 2009 nog meer bevolkingsregisters te kunnen digitaliseren.

Ook de afzonderlijke decaden worden nog regelmatig opgehaald, alhoewel alle gegevens hierin ook in de globale tabellen vervat zitten. Een zip-file per decade bevat normaal 30 Excel-bestanden: per jaar een file voor de geboorten, overlijdens en huwelijken. We zien ook dat, zolang de globale tafels niet aangemaakt zijn (dus voor juni) de laatste decaden veel opgevraagd werden. Dit zijn dus regelmatige bezoekers, die de werkzaamheden op de voet volgen, en telkens de in bewerking zijnde decade ophalen zodra ze zien dat hierin bijkomende jaren verwerkt zijn.

Zodra het werk voor Olen klaar was, werd half juni aangevat met het verwerken van de gegevens van de gemeente Noorderwijk. Begin oktober 2008 waren de gegevens voor deze gemeente verwerkt, en werden de globale tafels over het hele tijdvak aangemaakt. In totaal werden 7564 akten verwerkt.

Ook de afzonderlijke decaden worden regelmatig opgehaald, evenals de file met de grootouders die vernoemd worden in de huwelijksakten.

Na Noorderwijk werd de gemeente Morkhoven verwerkt. Met deze kleine gemeente (in totaal 3366 akten) werd begonnen eind september 2008, en eind oktober 2008 werden reeds de globale tafels 1792-1907 aangemaakt en beschikbaar gesteld.

Niet alleen de globale tafels, maar ook deze van de afzonderlijke decaden worden regelmatig opgehaald.

Na Morkhoven werd eind oktober 2008 begonnen met het werk voor Herentals. Einde 2008 waren de jaren 1802 tot en met 1847 verwerkt, in totaal 9594 akten.

Ook hier merken we regelmatige bezoekers, die de laatst aangemaakte decaden meermaals downloaden, zodra nieuwe jaren toegevoegd worden. Naar verwachting zal Herentals in mei 2009 compleet verwerkt zijn.