1. Doelstelling van de werkgroep

De werkgroep BSkempen heeft zich als doelstelling gezet de algemeen toegankelijke gegevens van de burgerlijke stand van de gemeenten van de Antwerpse Kempen te digitaliseren. Deze gegevens betreffen de registers van de burgerlijke stand, de bevolkingsregisters, de parochieregisters en dergelijke. We kunnen schatten dat het aantal akten van de burgerlijke stand van deze gemeenten, van het begin tot 1920, in totaal 1,6 miljoen akten bedraagt.

Bij het digitaliseren bestaat een eerste stap erin een digitale kopie te maken van deze originele documenten (liefst van hoge kwaliteit). Op basis van deze digitale beelden worden de gegevens van deze akten omgezet naar een digitaal leesbaar en doorzoekbaar formaat. Van de registers van de burgerlijke stand bijvoorbeeld worden van ieder kalenderjaar drie indexfiles aangemaakt (geboorten, overlijdens en huwelijken) met daarin de hoofdgegevens van deze akten. Per decade worden globale, alfabetisch gesorteerde tafels aangemaakt van alle geboorten, overlijdens en huwelijken in deze decade. Zijn alle toegankelijke jaren verwerkt, dan worden ook globale tafels aangemaakt van alle geboorten, overlijdens en huwelijken in deze gemeente over het gehele verwerkte tijdvak (vanaf het begin van de burgerlijke stand tot en met het laatste publiek toegankelijke jaar). Bevolkingsregisters worden volledig overgetypt, eveneens naar een digitaal leesbaar en doorzoekbaar formaat (Excel-files).

Al deze gegevens worden via internet beschikbaar gesteld aan geïnteresseerden op de BSkempen-site (http://www.bskempen.be.) De beschikbare indexfiles kunnen op de eigen computer gedownload worden. Wenst men een kopie van de originele akten te bekomen, dan kunnen deze via de site aangevraagd worden, en worden ze ofwel per mail opgestuurd, ofwel via de site beschikbaar gesteld.

De werkgroep bestaat zowel uit technische mensen met een automatiserings-voorgeschiedenis, als uit amateur-genealogen met jarenlange ervaring. De gevolgde werkwijze wordt ook door een paar andere gemeenten gehanteerd (Hoogstraten, Ravels-Weelde-Poppel), maar het aantal ter beschikking staande akten (momenteel meer dan 160.000), het aantal opgevraagde akten (meer dan 10.000), het aantal bezoekers (gemiddeld 1060 per maand) en de kwaliteit van het geleverde werk wordt door niemand benaderd.

2. Voordelen voor de genealoog

De genealoog heeft een site (http://www.bskempen.be) ter beschikking waarop ge gegevens van alle verwerkte gemeenten bereikbaar zijn.

De genealoog kan thuis vanaf zijn eigen computer alle verwerkte gegevens bereiken. Door van een gemeente drie files te downloaden (de globale tabellen van de geboorten, overlijdens en huwelijken) kan hij dan rustig nakijken of deze gemeente over akten beschikt die hem interesseren. Deze files, in Excel-formaat, staan dan op zijn eigen computer, en hij kan ze wanneer hij wil, en zo dikwijls als hij het wil, raadplegen en doorzoeken.

Vindt hij akten die voor hem interessant zijn, dan kan hij een kopie van de scans van deze akten aanvragen, en deze worden hem dan ter beschikking gesteld. Het tijdsverloop tussen de aanvraag en het verkrijgen van de copies bedraagt meestal minder dan een uur.

Een genealoog kan dus, zonder zich te verplaatsen, copies verkrijgen van alle akten die hem interesseren. Geen verplaatsingen, geen brandstofverbruik, geen milieuvervuiling, geen tijdverlies, geen urenlange opzoekingen in registers, geen overschrijven van gevonden akten, maar wel op zeer korte tijd een bijna exacte kopie van de originele akte , die hij kan bewaren en waarop hij steeds kan terugvallen. En dit volledig kosteloos.

Het beheer van deze openbaar toegankelijke gegevens berust bij de gemeente. Wat de werkgroep doet, is niets anders dan wat een gemeente voor haar burgers zou moeten doen: de gegevens uit haar verleden, een deel van haar cultureel erfgoed, op een makkelijk raadpleegbare manier toegankelijk stellen.

Een gemeente zit immers met een dilemma: enerzijds wil ze haar cultureel erfgoed in optimale omstandigheden bewaren (en dit kan dus niet gerealiseerd worden door iedereen in de originele documenten te laten bladeren). Anderzijds wil ze deze gegevens toch zo goed mogelijk toegankelijk stellen.
Het is dit dilemma wat de werkgroep voor de gemeente wil oplossen. Dit doen we door de originele documenten éénmaal op hoge kwaliteit in te scannen, waarna ze in principe niet meer toegankelijk gesteld hoeven te worden en veilig in optimale omstandigheden bewaard kunnen worden. Van akten die we zelf gescand hebben, is de gescande kopie bijna niet te onderscheiden van het origineel.

De werkgroep gaat echter nog een stuk verder. De inhoud van deze gescande copies wordt overgezet naar Excel-files (voor bevolkingsregisters is dit de volledige inhoud, voor de akten van de burgerlijke stand de hoofdgegevens). Voor de akten van de burgerlijke stand worden eveneens tienjaarlijkse tafels aangemaakt, en globale tafels van de hele periode. Dit indexeren is immers noodzakelijk, om te weten te komen over welke gegevens de gemeente beschikt.

Deze bewerkte gegevens worden via internet raadpleegbaar gesteld, en geïnteresseerden hebben niet alleen de mogelijkheid deze te raadplegen en te bewaren, maar ook om een kopie van de scans aan te vragen en te bekomen. De werkgroep registreert wie wanneer welke scan verkregen heeft, zodat naspeurbaarheid verzekerd is.
Indien een gemeente zelf deze werkzaamheden zou moeten uitvoeren (of zou laten uitvoeren door een privéfirma), dan is dit niet betaalbaar. Zelfs voor een relatief kleine gemeente betekent dit al snel duizenden werkuren.

De werkgroep BSkempen bestaat uit overtuigde vrijwilligers, die er van uitgaan dat dit werk noodzakelijk is, en die hard en belangeloos willen werken om dit te realiseren. De bijdrage die aan de gemeente gevraagd wordt om dit te doen (een eenmalige bijdrage van 10 cent per gescande A4-bladzijde, 25 cent per gescande A3-bladzijde) is voldoende om onze onvermijdelijke kosten te dekken (uitgaven aan scanners en website, post- en verplaatsingskosten). Uurkosten worden helemaal niet in rekening gebracht.

Voor deze eenmalige uitgave neemt de gemeente dus deel aan een uniek prestigeproject. Hun gegevens worden perfect gedigitaliseerd, en zijn 24 uur per dag bereikbaar via een bekende site met gemiddeld 1060 bezoekers per maand. Het personeel wordt niet meer gestoord door mensen die opzoekingen wensen te doen in de publiek toegankelijke gegevens, daar dit alles door de werkgroep afgehandeld wordt. En de gemeente wordt via het jaarverslag op de hoogte gehouden van het gebruik dat er van haar gegevens gemaakt wordt. De site is ook tweetalig, daar het geïnteresseerde publiek niet alleen bestaat uit Vlamingen, maar er ook aanvragen komen uit Nederland, Wallonië, en Frankrijk.

Toch wel een typisch voorbeeld van e-government, waarbij snelheid en bereikbaarheid verzekerd worden tegen een minimum aan kosten. Wil de gemeente zich een vooruitstrevend en dynamisch profiel aanmeten, dan is deelname aan dit project hiervoor helemaal geen slecht idee.

Gedurende 2009 werden bijkomend 57.174 akten van de burgerlijke stand verwerkt. Op 1 januari 2010 bedroeg het totaal aantal verwerkte akten van de burgerlijke stand 166.034 (waarvan er 159.158 via de site raadpleegbaar zijn).
De akten worden niet alleen verwerkt tot indexfiles, maar deze indexfiles worden nogmaals nagelezen (door een ander lid van de werkgroep als de originele ingever). Gedurende 2009 zijn 42.938 akten nagelezen geworden.

Gedurende 2009 werden ook akten uit de parochieregisters van Herentals en Noorderwijk gedigitaliseerd en verwerkt. Bijkomend kregen we in 2009 van Bert Vleugels een indexfile met 20.475 geïndexeerde akten van de parochieregisters van Herentals, zodat de site nu toegang geeft tot 30.669 akten uit de parochieregisters.
 

Het totaal aantal bezoekers van de BSkempen-site is in 2009 ook gestegen. Er kan gezegd worden dat de BSkempen-site (met gemiddeld 1060 bezoekers per maand) een druk bezochte site is, zeker gezien het gespecialiseerd publiek.

Het aantal opgevraagde scans lag in 2009 op 3,5 per dag. Waar we in 2007 en en de eerste helft van 2008 een beperkt aantal aanvragers hadden, die echter massaal veel scans aanvroegen, zijn er nu veel meer verschillende aanvragers, die per stuk veel minder scans aanvragen. In totaal zijn reeds 10.370 scans doorgegeven aan geïnteresseerde genealogen.

Om het data-verkeer van de site te beperken zijn in 2008 de  Excel files te vervangen door gecomprimeerde zipfiles, wat een beduidende daling van het dataverbruik betekende. Begin oktober 2009 is de website nogmaals volledig herwerkt, waarbij alle gegevens samengevoegd werden op één site (in plaats van deelsites per gemeente).  De redesign van de site in oktober 2009 was ook dringend noodzakelijk, omdat het aantal gemeenten toen steeg van 5 naar 10. Bijkomende gemeenten kunnen nu eenvoudig toegevoegd worden.

Onderstaande tabel geeft een overzicht van het aantal opgevraagde pagina's per gemeente. Vanaf oktober 2009 kunnen deze gegevens niet meer betrouwbaar gesplitst worden per gemeente door het invoeren van de nieuwe website.
 

Bekeken pagina's in 2009	BSkempen	Geel	Olen	Herentals	Noorderwijk	Morkhoven	Vorst	Totaal
december	10.757							10.757
november	10.956							10.956
oktober	12.727							12.727
september	2755	1072	461	1026	517	329	459	6619
augustus	2088	1619	531	1107	396	286	653	6680
juli	1993	1716	523	1096	190	211	632	6361
juni	2169	1738	445	812	107	76		5347
mei	2475	2065	746	879	214	178		6557
april	1845	1836	535	716	234	132		5298
maart	2402	1752	607	764	282	155		5962
februari	2728	2390	426	1140	283	156		7123
januari	2821	2302	631	1169	314	228		7465