1. Doelstelling van de werkgroep

De werkgroep BSkempen heeft zich als doelstelling gezet de algemeen toegankelijke gegevens van de burgerlijke stand van de gemeenten van de Antwerpse Kempen te digitaliseren. Deze gegevens betreffen de registers van de burgerlijke stand, de bevolkingsregisters, de parochieregisters en dergelijke. We kunnen schatten dat het aantal akten van de burgerlijke stand van deze gemeenten, van het begin tot 1920, in totaal 1,6 miljoen akten bedraagt.

Bij het digitaliseren bestaat een eerste stap erin een digitale kopie te maken van deze originele documenten (liefst van hoge kwaliteit). Op basis van deze digitale beelden worden de gegevens van deze akten omgezet naar een digitaal leesbaar en doorzoekbaar formaat. Van de registers van de burgerlijke stand bijvoorbeeld worden van ieder kalenderjaar drie indexfiles aangemaakt (geboorten, overlijdens en huwelijken) met daarin de hoofdgegevens van deze akten. Per decade worden globale, alfabetisch gesorteerde tafels aangemaakt van alle geboorten, overlijdens en huwelijken in deze decade. Zijn alle toegankelijke jaren verwerkt, dan worden ook globale tafels aangemaakt van alle geboorten, overlijdens en huwelijken in deze gemeente over het gehele verwerkte tijdvak (vanaf het begin van de burgerlijke stand tot en met het laatste publiek toegankelijke jaar). Bevolkingsregisters worden volledig overgetypt, eveneens naar een digitaal leesbaar en doorzoekbaar formaat (Excel-files).

Al deze gegevens worden via internet beschikbaar gesteld aan geïnteresseerden op de BSkempen-site (http://www.bskempen.be.) De beschikbare indexfiles kunnen op de eigen computer gedownload worden. Wenst men een kopie van de originele akten te bekomen, dan kunnen deze via de site aangevraagd worden, en worden ze ofwel per mail opgestuurd, ofwel via de site beschikbaar gesteld.

De werkgroep bestaat zowel uit technische mensen met een automatiserings-voorgeschiedenis, als uit amateur-genealogen met jarenlange ervaring. De gevolgde werkwijze wordt ook door een paar andere gemeenten gehanteerd (Hoogstraten, Ravels-Weelde-Poppel), maar het aantal ter beschikking staande akten (momenteel meer dan 200.000), het aantal opgevraagde akten (bijna 15.000 bladzijden), het aantal bezoekers (gemiddeld 1700 per maand) en de kwaliteit van het geleverde werk wordt door niemand benaderd.

2. Voordelen voor de genealoog

De genealoog heeft een site (http://www.bskempen.be) ter beschikking waarop ge gegevens van alle verwerkte gemeenten bereikbaar zijn.

De genealoog kan thuis vanaf zijn eigen computer alle verwerkte gegevens bereiken. Door van een gemeente drie files te downloaden (de globale tabellen van de geboorten, overlijdens en huwelijken) kan hij dan rustig nakijken of deze gemeente over akten beschikt die hem interesseren. Deze files, in Excel-formaat, staan dan op zijn eigen computer, en hij kan ze wanneer hij wil, en zo dikwijls als hij het wil, raadplegen en doorzoeken.

Vindt hij akten die voor hem interessant zijn, dan kan hij een kopie van de scans van deze akten aanvragen, en deze worden hem dan ter beschikking gesteld. Het tijdsverloop tussen de aanvraag en het verkrijgen van de copies bedraagt meestal minder dan een uur.

Een genealoog kan dus, zonder zich te verplaatsen, copies verkrijgen van alle akten die hem interesseren. Geen verplaatsingen, geen brandstofverbruik, geen milieuvervuiling, geen tijdverlies, geen urenlange opzoekingen in registers, geen overschrijven van gevonden akten, maar wel op zeer korte tijd een bijna exacte kopie van de originele akte , die hij kan bewaren en waarop hij steeds kan terugvallen. En dit volledig kosteloos.

Het beheer van deze openbaar toegankelijke gegevens berust bij de gemeente. Wat de werkgroep doet, is niets anders dan wat een gemeente voor haar burgers zou moeten doen: de gegevens uit haar verleden, een deel van haar cultureel erfgoed, op een makkelijk raadpleegbare manier toegankelijk stellen.

Een gemeente zit immers met een dilemma: enerzijds wil ze haar cultureel erfgoed in optimale omstandigheden bewaren (en dit kan dus niet gerealiseerd worden door iedereen in de originele documenten te laten bladeren). Anderzijds wil ze deze gegevens toch zo goed mogelijk toegankelijk stellen.
Het is dit dilemma wat de werkgroep voor de gemeente wil oplossen. Dit doen we door de originele documenten éénmaal op hoge kwaliteit in te scannen, waarna ze in principe niet meer toegankelijk gesteld hoeven te worden en veilig in optimale omstandigheden bewaard kunnen worden. Van akten die we zelf gescand hebben, is de gescande kopie bijna niet te onderscheiden van het origineel.

De werkgroep gaat echter nog een stuk verder. De inhoud van deze gescande copies wordt overgezet naar Excel-files (voor bevolkingsregisters is dit de volledige inhoud, voor de akten van de burgerlijke stand de hoofdgegevens). Voor de akten van de burgerlijke stand worden eveneens tienjaarlijkse tafels aangemaakt, en globale tafels van de hele periode. Dit indexeren is immers noodzakelijk, om te weten te komen over welke gegevens de gemeente beschikt.

Deze bewerkte gegevens worden via internet raadpleegbaar gesteld, en geïnteresseerden hebben niet alleen de mogelijkheid deze te raadplegen en te bewaren, maar ook om een kopie van de scans aan te vragen en te bekomen. De werkgroep registreert wie wanneer welke scan verkregen heeft, zodat naspeurbaarheid verzekerd is.
Indien een gemeente zelf deze werkzaamheden zou moeten uitvoeren (of zou laten uitvoeren door een privéfirma), dan is dit niet betaalbaar. Zelfs voor een relatief kleine gemeente betekent dit al snel duizenden werkuren.

De werkgroep BSkempen bestaat uit overtuigde vrijwilligers, die er van uitgaan dat dit werk noodzakelijk is, en die hard en belangeloos willen werken om dit te realiseren. De bijdrage die aan de gemeente gevraagd wordt om dit te doen (een eenmalige bijdrage van 10 cent per gescande A4-bladzijde, 25 cent per gescande A3-bladzijde) is voldoende om onze onvermijdelijke kosten te dekken (uitgaven aan scanners en website, post- en verplaatsingskosten). Uurkosten worden helemaal niet in rekening gebracht.

Voor deze eenmalige uitgave neemt de gemeente dus deel aan een uniek prestigeproject. Hun gegevens worden perfect gedigitaliseerd, en zijn 24 uur per dag bereikbaar via een bekende site met gemiddeld 1700 bezoekers per maand. Het personeel wordt niet meer gestoord door mensen die opzoekingen wensen te doen in de publiek toegankelijke gegevens, daar dit alles door de werkgroep afgehandeld wordt. En de gemeente wordt via het jaarverslag op de hoogte gehouden van het gebruik dat er van haar gegevens gemaakt wordt. De site was tweetalig, daar het geïnteresseerde publiek niet alleen bestaat uit Vlamingen, maar er ook aanvragen komen uit Nederland, Wallonië, en Frankrijk, en is in 2010 drietalig geworden om ook stamboomonderzoekers uit de V.S. behulpzaam te kunnen zijn.

Toch wel een typisch voorbeeld van e-government, waarbij snelheid en bereikbaarheid verzekerd worden tegen een minimum aan kosten. Wil de gemeente zich een vooruitstrevend en dynamisch profiel aanmeten, dan is deelname aan dit project hiervoor helemaal geen slecht idee.

De norm die we onszelf stellen, is het verwerken van gemiddeld 4000 akten per maand. Gedurende 2010 werden bijkomend 50.773 akten van de burgerlijke stand verwerkt. Op 1 januari 2011 bedroeg het totaal aantal verwerkte akten van de burgerlijke stand 216.809, waarvan er 207.537 via de site raadpleegbaar zijn. Het verschil tussen beide aantallen ligt in het feit dat akten van de jaren 1911 tot en met 1920 wel verwerkt zijn, maar wegens wettelijke voorschriften niet op de website raadpleegbaar gesteld mogen worden.
De akten worden niet alleen verwerkt tot indexfiles, maar deze indexfiles worden nogmaals nagelezen (door een ander lid van de werkgroep als de originele ingever). Gedurende 2010 zijn 56.780 akten nagelezen geworden.

Alhoewel de burgerlijke stand onze corebusiness is, werden gedurende 2010 nogmaals 4845 akten uit de parochieregisters van Noorderwijk verwerkt. In deze cijfers is niet de indexfile met 20.475 geïndexeerde akten van de parochieregisters van Herentals inbegrepen, die we in 2009 van Bert Vleugels gekregen hebben. De site geeft nu toegang tot 35.514 akten uit de parochieregisters.

Het totaal aantal bezoekers van de BSkempen-site stijgt jaarlijks, en is in 2010 flink gestegen. Gemiddeld komt dit gedurende 2010 overeen met 1716 unieke bezoekers per maand. BSkempen is dus een druk bezochte site, zeker gezien het gespecialiseerd publiek.

Het aantal opgevraagde scans lag in 2009 gemiddeld op 3,5 per dag, en steeg gedurende 2010 naar gemiddeld 11,9 per dag. In totaal zijn reeds 14.706 scans doorgegeven aan geïnteresseerde genealogen.

Het up- en downloaden van de indexfiles en van de aangevraagde scans kost data-transfer, en data-transfer is duur. In 2008 hebben we dit trachten te beperken door met gecomprimeerde zipfiles te werken, en in oktober 2009 hebben we alle deelsites samengevoegd tot één website. Maar er is een grens aan efficiency-verbeteringen, en gedurende 2010 is dit data-verkeer terug flink gestegen. Dit is niet alleen te wijten aan het toegenomen bezoek en het toegenomen downloaden van indexfiles en aangevraagde scans. Ook ons streven om de site zoveel mogelijk up-to-date te houden, gemelde fouten dadelijk in alle files aan te passen, en telkens nieuwe globale indexfiles aan te maken indien een bijkomend decennium verwerkt was, heeft een flinke bijdrage geleverd aan dit data-verkeer. Indien dit nog verder zal stijgen moeten we ons in 2011 beraden wat we moeten doen.